La revolución digital está cambiando por completo la manera de hacer las cosas, no solo en nuestro día a día personal, sino también en todos los negocios. La incorporación de las nuevas tecnologías en todas las áreas de gestión de las empresas ya no puede considerarse como una opción estratégicapara crear diferenciación, innovación y ventaja competitiva frente al mercado sino, en realidad, una cuestión de supervivencia.

Para afrontar este reto, el primer factor clave a incorporar es el compromiso total de la dirección de la empresa en la definición, implantación y seguimiento de lo que en nuestra empresa de mantenimiento informático y redes [http://www.tic-solutions.com/] llamamos un Plan Personalizado de Transformación Digital. Este plan consiste, en esencia, en la incorporación de herramientas tecnológicas que modifican los procesos de la empresa para conseguir una transformación real de la organización y del negocio.

Porque cada empresa es diferente, este plan debe ser personalizado, especialmente en la fase de definición y priorización de objetivos y, posteriormente, también en el seguimiento de su implantación. Acometer la transformación digital sin tener esto en cuenta comporta riesgos y disfunciones de coordinación que pueden comprometer el proceso de digitalización con retrasos y, en el peor de los casos, a tener que replantearlo ex novo. En TIC Solutions [http://www.tic-solutions.com/] hemos desarrollado una metodología orientada a las empresas de tamaño medio, mayoritarias en nuestro entorno, para desarrollar las siguientes fases de implantación:

Implantación de las aplicaciones informáticas en el cloud

Una vez escogido un entorno Cloud con suficientes garantías, la migración de las aplicaciones desde el servidor local ofrece la oportunidad de analizar sus prestaciones, introduciendo aquellas modificaciones que falten, llegando, en algunos casos, a replantearlas de raíz e incorporando alguno de los softwares estándar existentes en el mercado.

Uso intensivo de aplicaciones estándar de colaboración y de movilidad

Nuestra recomendación es la adopción de Microsoft 365, aplicación mediante la cual se pueden ejecutar de forma integral y colaborativa todos los componentes de Office 365 (Outlook, Excel, Skype…), con lo que se potencia el trabajo en grupo y se acelera el proceso de toma de decisiones.

Otra función especialmente brillante de Microsoft 365 es el teletrabajo. Con los componentes de Office instalados en los dispositivos móviles, los empleados que lo requieran pueden trabajar con las mismas herramientas dentro y fuera del espacio profesional y mantienen la información totalmente sincronizada entre los dispositivos y los servidores centrales.

Seguridad de la información

Es importante saber que al introducir las oportunidades derivadas de estas nuevas tecnologías, las empresas incurren automáticamente en nuevos riesgos. Es por ello que, en paralelo, hay que introducir un Plan de Seguridad que garantice un estándar óptimo y asegure la integridad de los datos de la empresa. Así no sólo se la protege de los riesgos de pérdidas de información por accidentes, robos o ataques de malware, sino que, al mismo tiempo, se da cumplimiento de las nuevas regulaciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Gestión y mantenimiento de activos

La monitorización remota de los activos conectados por medio del Internet of Things (IoT) permite tener una completa visibilidad y localización de los equipos instalados, optimizando las tareas de mantenimiento y evitando interrupciones de servicio.

Entre las ventajas de esta instalación están la reducción de costes de mantenimiento, la posibilidad de intervenir anticipadamente por alerta en parámetros de seguimiento, la reducción de tiempos de parada de equipos y la posibilidad de intervenir remotamente en algunos casos. Todas ellas garantizan un interesante retorno de la inversión (ROI) que justifica el gasto de su implantación.

Las ventajas de la aplicación de estos cuatro vectores se pueden resumir en:

• Contratación de software en Cloud y espacio de servidores vía subscripción. Bajo el concepto: tanto consumes – tanto pagas. A lo que se añade, además, que la tecnología siempre está actualizada.
• Implantación y migración planificada, modular y escalonada.
• Favorece la movilidad y ubicuidad de los usuarios, así como el trabajo en equipo.
• Mayor control de la seguridad.

Partiendo de los objetivos marcados por la Dirección de la empresa, y una vez efectuado el análisis de la situación digital de partida de cada área, es preciso definir un Plan de Actuación que normalmente tiene carácter plurianual. Es aconsejable aquí combinar la implantación conjunta de aplicaciones a corto plazo con otras de más largo recorrido. Se consigue así una mejor motivación e involucración de los equipos de usuarios al comprobar que se pueden conseguir beneficios con este proceso.

Gracias a la aplicación de esta metodología, en TIC Solutions hemos conseguido desarrollar un proceso de transformación digital adecuado a cada empresa, atendiendo a sus objetivos y en el marco de sus posibilidades tanto financieras como de adaptación al cambio. Porque la transformación digital no es ya un horizonte, sino parte de nuestro presente, ¿a qué esperas para planificarla?

Josep Hernán

TIC Solutions